ChatGPTで引き継ぎ書を作る方法｜未完了案件と注意点を整理するテンプレート
ChatGPTで引き継ぎ書を作るときは、担当業務の名前を並べるだけでなく、「今どこまで進んでいて、次に誰が何をするか」を整理します。とくに担当者の異動、休暇、兼務の変更では、未完了案件と判断待ちの事項を先に見える形にすると、受け手が確認すべきことをつかみやすくなります。
この記事では、中小企業の事務・営業・管理部門で使える引き継ぎ書の項目、コピーして使える指示文、受け渡し前の確認方法を紹介します。例に登場する案件、日付、担当者はすべて架空です。実務では会社が許可した環境と情報の範囲を守り、個人情報、機密情報、認証情報をそのまま入力しないでください。
1．引き継ぎ書の完成条件を決める
最初に「受け手が翌営業日に何をできればよいか」を決めます。たとえば、期限の近い案件を把握できる、必要な資料を開ける、判断に迷ったときの相談先が分かる、という状態です。文章の長さやページ数だけでは、引き継ぎができたかは判断できません。
案件の現在地と作業手順を分けて整理する
引き継ぎ書には「申請Aは承認待ち。次は管理担当が確認する」といった現在地を書きます。毎回同じ操作をする手順は、確認済みのマニュアルへ案内します。操作説明を何度も書き写すと、変更時に複数の文書を直す必要が生じるためです。
手順そのものが残っていない場合は、先に業務マニュアルの作成手順を参考に、別の文書として準備します。引き継ぎ書には、その資料の名前と保存先、確認日を残しましょう。
最初に扱うのは、止まると困る案件
引き継ぎ期間中に期限が来るもの
顧客や他部署の回答を待っているもの
通常と異なる条件や、承認待ちの事項があるもの
元の担当者だけが経緯を把握しているもの
定例業務も必要ですが、まず未完了案件を一覧にします。「いつも通り」「あとで対応」といった表現は、期限や次の行動を確認する印として残してください。
2．入力前にそろえる引き継ぎ書テンプレート
案件ごとに次の項目を埋めます。AIへ渡す練習用の材料は架空情報で作り、実際の氏名や連絡先、社内システムのURLなどは、必要に応じて管理された最終文書側で補います。名前を置き換えただけで入力可能になるとは判断せず、案件内容自体の取扱区分も確認しましょう。
案件ID・業務名：似た案件と区別できる識別子
目的・完了条件：何が確認できれば完了か
現在の状態：未着手、対応中、回答待ち、承認待ち、完了など
最終更新日・根拠：どの記録に基づく状態か
次の行動：受け手が最初にする具体的な作業
実行担当・確認担当：作業する人と判断する人
期限：年月日と必要なら時刻。未確定ならその旨
待っているもの：相手、必要な回答、確認する予定日
注意点・止める条件：勝手に進めてはいけない条件
参照資料・相談先：正本の保存先と、迷った場合の窓口
「対応中」だけでは受け手が動けません。「申請書は受領済み。記入漏れ一か所を確認中。回答が来たら管理担当へ回す」のように、済んだことと残っていることを分けます。期限と、回答がない場合に確認する日も別項目です。
元の記録にはM1、M2のような番号を付けておきます。AIが書いた内容を記録に戻って確かめるための目印です。根拠番号が出力されても、対応する記録に本当に書かれているかは人が確認します。
3．ChatGPTには不足情報の確認から依頼する
材料が足りないまま完成版を求めると、自然な文章の中に推測が混ざることがあります。OpenAIも、誤った情報や存在しない引用が出力される場合があると説明しています。担当者や期限など、業務の判断に関わる項目は原記録と照合してください。
不足情報を洗い出す指示文
以下の案件メモから引き継ぎ書を作ります。まず不足情報と矛盾だけを列挙してください。
読み手：［業務の基本は知っているが、案件の経緯を知らない担当者］
引き継ぎ基準日：［年月日］
対象案件：［入力が許可された必要最小限のメモ］
確認項目：現在の状態、次の行動、担当、期限、待っている回答、止める条件、参照資料。
各指摘に案件IDと元メモの番号を付けてください。分からない項目は「要確認」とし、担当者・期日・完了状態を推測で埋めないでください。記録間に矛盾があれば両方を示し、どちらかを勝手に採用しないでください。
質問は一度に全部答える必要はありません。期限の近い案件や、誤ると二重処理につながる項目を先に確認します。確かめられないものは、未解決事項として担当者と確認予定を付けます。
確認後に引き継ぎ書へ整える指示文
確認済みの情報だけで引き継ぎ書の下書きを作ってください。
最初に「直近で対応する案件」、続いて「案件別の詳細」、最後に「要確認事項」を出してください。
案件ごとに、状態／次の行動／担当／期限／待ち事項／注意点／参照資料／根拠番号を記載してください。
「実施済み」「予定」「提案」を区別し、元の記録にない連絡や承認を実施済みにしないでください。未確認項目は空欄にせず「要確認」と残してください。
4．架空の案件で見る入力と完成例
次の二件を引き継ぐとします。これは書き方を確認するための例で、実際の業務記録ではありません。
M1：案件H-01。備品貸出申請は受領済み。返却予定日が未記入のため申請者へ確認中。回答後に総務担当が貸出可否を確認する。回答を確認する予定日は2026年10月14日。
M2：案件H-02。社内説明会の案内文は修正済み。責任者の承認は未取得。公開希望日は2026年10月16日。承認前の配布は禁止。次の担当は未定。
H-01の記載例は「状態：回答待ち／次の行動：10月14日に回答の有無を確認し、受領後に総務担当へ回す／完了条件：要確認／根拠：M1」です。完了条件の候補として「貸出可否が確認され、申請記録が更新されている」を考えられますが、M1には記載がないため、責任者が確認するまでは確定事項に加えません。
H-02は「状態：承認待ち／次の行動：承認依頼を行う担当を決める／担当：要確認／公開希望日：10月16日／止める条件：承認が確認できるまで配布しない／根拠：M2」と整理できます。「希望日」を確定した納期に変えたり、担当未定のまま自動的に配布予定を作ったりしないことが大切です。
この例で受け手が最初に確認するのは、H-01の回答状況と、H-02の担当者です。「案内文ができているから配布してよい」と読める表現が残っていないかも確認しましょう。
5．受け手と読み合わせて引き継ぎを完了する
文書を送っただけで終えず、受け手が説明し直す時間を設けます。一件選び、「次に何をするか」「いつまでか」「進めてはいけない条件は何か」を自分の言葉で答えてもらいます。実際の送信や登録を試す必要はなく、まず文書と確認用の資料だけで判断できるかを見ます。
未完了案件の件数が元の一覧と合っている
期限と確認予定日を取り違えていない
担当者が決まっていない項目が明示されている
受け手が参照資料を開ける。必要な権限は所定の手続きで確認する
パスワードや認証コードが文書に含まれていない
承認待ち、保留、例外条件が省略されていない
更新担当者と、引き継ぎ後の問い合わせ先が決まっている
受け手が説明できなかった箇所は、文章を増やす前に不足項目を特定します。「判断基準がない」のか、「資料が開けない」のかでは、必要な対応が異なります。確認日と受領した人を記録し、未解決事項があれば別に追跡します。
6．よくある失敗と直し方
古い状態が最新版として書かれてしまう
更新日が異なる記録をまとめる場合は、案件IDと時系列をそろえます。新しい記録だから必ず正しいとは限らないため、内容が食い違うときは担当者へ確認してください。修正後は、変更した案件と理由を残します。
要約した結果、条件が抜ける
「承認後に」「回答がなければ」「対象外の場合は」といった条件を確認します。AIには「条件と例外を省略せず、本文と別に一覧化」と指示し、元記録と照合します。読みやすく短くする作業は、重要項目がそろってから行いましょう。
よくある質問
メモが断片的でも作れますか？
整理用の下書きは作れます。ただし、未記載の担当や期限は復元できるとは限りません。不足情報を質問に変え、確認できた部分から完成させます。
メール履歴を全部入力した方がよいですか？
必要な案件と期間を先に絞ってください。メールには個人情報や機密事項が混ざるため、一括入力を前提にせず、入力許可を確認した必要最小限の情報を整理します。
退職時の引き継ぎにも使えますか？
文書の整理方法として利用できます。アカウント停止、権限変更、貸与物返却などは、会社の管理担当による所定の手続きで別途進めます。AIで引き継ぎ書を作ったことが、それらの完了を意味するわけではありません。
引き継ぎ書は、受け手が次の行動を判断できて初めて役立ちます。まず一つの未完了案件で試し、必要な項目と確認手順をそろえましょう。業務に合わせたAI活用や社内研修を検討する場合は、Miyabeeへ相談するから、対象業務と困っている場面をお知らせください。
※公式資料の確認日：2026年10月11日。テンプレートと事例は運用設計の参考例です。