ChatGPTで議事録を作成する方法｜文字起こしから整理するプロンプト付き
目次
ChatGPTで議事録を作るときは、手元の文字起こしを「決まったこと」「まだ決まっていないこと」「次の作業」に分けると、共有しやすい下書きになります。この記事では、文字起こし済みのテキストを使う方法を紹介します。録音機能や音声ファイルの対応条件に依存しない手順です。
文字起こしと利用許可を確認する
会議を録音する場合は、事前に参加者への説明や必要な同意、社内ルールを確認してください。録音の許可だけで、外部AIサービスへの入力やアップロードまで許されるとは限りません。会社が承認した環境と、入力できる情報の範囲を確かめます。
使うテキストは、明らかな誤字を直し、不要な個人情報や機密情報を除きます。人名を置き換える場合も、同じ人には同じ記号を使ってください。発言者と行番号、または時刻が残っていると、後から原文を確認しやすくなります。
会議の基本情報を別に渡す
文字起こしの中に会議名や開催日が出てこないことがあります。会議招待や予定表で確認できる情報を、本文とは別に入力しましょう。「昨日」「来週金曜」のような相対表現は、基準となる開催日がないと確定できません。日付が曖昧なら、AIに推測させず確認事項に残します。
参加者についても、出席者一覧と発言者の記号を対応させます。「担当A」と「Aさん」が同じ人なのか、不明な話者が誰なのかを先に整理してください。発言のない出席者をAIに補わせる必要はありません。
文字起こしの誤りを直す範囲
社内用語や製品名が誤変換されている場合は、確認できた表記に直します。ただし、聞き取れなかった言葉を文脈だけで埋めるのは避けてください。「聞き取り要確認」と残し、録音があるなら該当箇所を聞き直します。
例えば架空の会議で「15件」と「50件」のどちらか判別できないときは、AIの自然な文章に合わせて一方を選ばないようにします。金額、数量、否定語は、その違いで結論が変わるため、元の記録で確かめる必要があります。
議事録作成用のコピペプロンプト
OpenAIの公式プロンプトガイドは、目的や背景を具体的に伝えることを勧めています。次の［ ］を埋め、利用可能と確認した文字起こしを末尾に貼り付けます。
以下の文字起こしから、社内共有用の議事録の下書きを作成してください。
会議名：［会議名］
日時：［確認できた日時］
参加者：［参加者］
出力する項目：
1．会議の要点
2．決定事項
3．未決事項・確認が必要な点
4．作業一覧（内容／担当者／期限）
守ってほしい条件：
・原文にある事実だけを使い、提案や希望を決定事項にしない
・担当者や期限が分からない場合は「要確認」と書く
・日付や数値を勝手に補完・変更しない
・作業を依頼した人と、引き受けた人を区別する
・重要な項目には根拠となる行番号または時刻を付ける
・発言が矛盾する場合は両方を残し、確認事項にする
文字起こし：
［ここにテキストを貼り付ける］
架空の入力例と出力例
以下は、整理のしかたを示すための架空例です。実際の出力は入力内容によって変わります。
入力例：
会議名：問い合わせフォーム改善
日時：2026年10月5日
参加者：担当A、担当B
［1］担当A：入力項目は現行のまま進めることでよいですか。
［2］担当B：はい。その方針に決めましょう。
［3］担当A：確認画面の文言案は私が10月9日までに作ります。
［4］担当B：自動返信メールを変更するかは、次回検討しましょう。
［5］担当A：現行フォームの離脱状況も確認が必要ですね。
整理後の例：
会議の要点：フォームの入力項目を確認し、文言案の作成と追加確認を進める。
決定事項：入力項目は現行のままとする。根拠：［1］［2］
未決事項：自動返信メールを変更するか。次回検討。根拠：［4］
作業1：確認画面の文言案を作成／担当A／10月9日。根拠：［3］
確認事項：離脱状況の確認を誰がいつまでに行うか。担当者・期限とも要確認。根拠：［5］
「確認が必要」という発言だけで、発言者を担当者にしないのがポイントです。また、「次回検討」を変更決定と書き換えないようにします。
作業一覧を共有用に整える
上の例では、文言案の担当者と期限は発言に根拠があります。一方、離脱状況の確認は必要性が挙がっただけです。この二つを同じ「決定済みタスク」に入れると、担当者が知らないうちに作業を割り当てられるおそれがあります。
共有時には、作業ごとに「合意済み」「担当確認中」「期限確認中」などの状態を添える方法があります。実際に使う状態名はチームでそろえてください。根拠の行番号は確認者向けに残し、共有先が読む版では必要な情報だけに整えます。
追加の指示例：
作業一覧を「合意済み」と「確認が必要」に分けてください。
担当や期限について、原文に明確な根拠があるかを各行に記載してください。
担当者名が出ていても、その人が依頼を受けたか不明なら確定しないでください。
確認が必要な点を、参加者へ尋ねる短い質問文にしてください。
この指示で生成された質問も、そのまま送らず確認します。「Aさんが担当でよいですね」と決め付ける文になっていたら、「担当者は誰にしますか」のように、未定であることが伝わる形へ直します。
長い会議は、議題ごとに分ける
一度に扱いにくい量なら、議題ごとに区切り、同じ形式で整理します。最後に下書きをまとめ、重複や矛盾を人が確認してください。冒頭の提案が後半で撤回されている場合もあるため、部分的な要約だけで最終決定を確定しないことが大切です。
分割するときに付ける情報
議題ごとに分ける場合は、各部分に会議名、議題名、元の行番号や時刻の範囲を添えます。分割ごとに行番号を1から振り直すなら、「議題Aの行1」のように範囲を区別できる表記にしてください。元の記録へ戻れない番号は、確認の手掛かりになりません。
各部分の要約ができたら、決定事項と確認事項を横に並べて見直します。途中で却下された案が別の部分では決定事項に残っていないか、同じ作業が重複していないか、担当者が入れ替わっていないかを確認します。
議事録でよくある誤りと修正方法
提案が決定事項になっている
「検討しましょう」「できれば」「案として」といった発言を拾い直します。合意を示す発言が見つからなければ、未決事項へ移してください。AIが付けた強い表現よりも、原文にある合意の程度を優先します。
前後の発言を混ぜて一つの結論にしている
別の担当者が話した条件や別議題の期限が混ざることがあります。対象の項目ごとに発言者と根拠を確認し、関係が不明なら一つにまとめず、確認事項として分けます。読みやすさのために重要な条件を消さないようにしましょう。
大切な反対意見や条件が抜けている
議事録の目的に照らし、決定の前提となった条件や保留理由を追加します。発言を全て逐語的に残す必要はありませんが、「条件を満たしたら実施する」という判断を単なる「実施する」に変えてはいけません。
共有前のチェックリスト
決定事項に、提案・希望・保留の話が混ざっていないか
担当者は実際に依頼を受けた人、引き受けた人か
期限、金額、固有名詞は原文と一致するか
行番号や時刻は本当に根拠となる発言を指しているか
発言の撤回や反対意見が落ちていないか
共有先に見せてよい情報だけが残っているか
OpenAIはChatGPTが不正確な出力をする可能性を案内しています。根拠が付いていても正しいとは限りません。原文と照合し、不明点は参加者へ確認してから完成版として共有しましょう。
共有と修正の流れを決める
下書きの確認者を一人決め、未確定の箇所を会議の進行役や当事者へ確認します。修正後の議事録には、確認済みであることがわかる版や更新日を付け、どれが最新版かをそろえましょう。AIの出力を貼っただけのものを完成版として扱わないことが重要です。
タスク管理ツールへ転記する場合も、合意済みの作業だけを反映します。確認中の担当や期限を仮の値で埋めると、そのまま通知や締め切り管理に使われることがあります。仮置きが必要なら、チームのルールに従って未確定とわかる形にします。
よくある疑問
議事録と要約は同じですか
要約は話題を短くまとめる用途に向きます。業務で使う議事録では、それに加えて決定、保留、担当、期限などを区別すると次の行動がわかります。必要な項目は会議の目的に合わせて決めてください。
根拠の行番号が付いていれば信用できますか
番号自体が間違っている可能性もあるため、対応する発言を開いて確かめます。根拠を付ける指示は確認を助けるもので、正確性を保証するものではありません。
毎回同じプロンプトを使ってよいですか
形式は共通化できますが、会議名、参加者、情報の共有範囲は毎回確認します。営業会議と人事面談では扱う情報が異なるため、同じ入力条件で利用できるとは限りません。
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