ChatGPTに入力してはいけない情報とは？仕事で使う前の確認リスト
目次
ChatGPTに入力できる情報の範囲は、社内規程、取引先との契約、会社が承認した利用環境によって変わります。同じ資料でも、個人用アカウントと会社の管理する環境で扱いが異なることがあります。「仕事に役立つから貼り付ける」の前に、情報の種類と利用条件を確認しましょう。
最初に確認するのは、会社の利用ルール
「ChatGPTを使ってよい」という許可だけでは、入力できる情報まで分からない場合があります。利用可能なサービス・アカウント、扱える情報、承認が必要な作業、困ったときの相談先を確認してください。
IPAのデータリテラシー資料も、個人情報や機密情報をむやみに入力せず、利用規約・設定・社内ポリシーを確認するよう案内しています。判断がつかない資料は、入力せず管理者に相談します。
作業に必要な情報かを先に考える
確認の順番は「どのAIを使うか」だけではありません。まず、何を完成させたいかを書き、そのために必要な情報を選びます。メールの敬語を整えるだけなら、顧客の住所や正確な契約金額は不要な場合があります。売上分析なら金額が必要でも、顧客担当者の氏名までは必要ないかもしれません。
「資料を全部渡すと便利そう」ではなく、必要な情報を最小限にした入力案を作り、その入力案が許可されているか確認します。元資料の持ち出し自体が禁止されている場合は、個人で加工して外部へ入力する判断をしないでください。
迷ったときの短い判断手順
次の順番で確認すると、どこが未解決かを説明しやすくなります。
1．入力する目的と成果物を一文にする
2．資料に含まれる情報の種類を確認する
3．不要な部分を社内の環境で取り除く
4．残した情報を、そのサービスへ入力できるか確認する
5．判断がつかなければ、入力を止めて相談する
「社内で閲覧できる」「自分が作った」「ネットで見つけた」だけで入力許可があるとは判断しません。利用目的や契約上の条件が不明なら、その点を相談事項として残しましょう。
入力前に見直したい4種類の情報
個人情報・顧客情報
氏名、住所、電話番号、メールアドレス、顧客IDのほか、人事評価や健康に関する記録も確認対象です。名前を消しても、部署、役職、地域、案件内容の組み合わせから本人が分かる場合があります。文章の作成に不要な情報は、最初から含めないようにします。
社外秘・取引先から預かった情報
未公開の売上、原価、見積条件、設計資料、ソースコードなどです。自社の情報だけでなく、秘密保持契約の対象となる資料にも注意してください。自分が閲覧できることと、外部サービスへ入力できることは別に確認する必要があります。
パスワード・認証情報
パスワード、APIキー、アクセストークン、秘密鍵などの実値は、通常の質問や文章作成に不要です。設定画面やエラーログを相談するときは、文章だけでなく画像内にも含まれていないか確認し、「［APIキー削除済み］」などへ置き換えます。
公開前の資料・公開範囲が限られる資料
新商品案、採用候補者の資料、契約書、会議の文字起こしなどです。「あとで公開する予定」でも、現時点の扱いを確認してください。ファイルを渡す場合は本文だけでなく、コメント、別シート、過去の修正情報なども点検します。
ダミー化はChatGPTへ送る前に行う
社内で編集した架空例を使って、見直し方を確認します。
変更前の例：
「青空商事の山田様に、商品Zの特別価格48万円と、4月15日の納品予定を伝える」
変更後の例：
「取引先A社の担当者Bに、［承認済みの金額］と［確定した納品日］を伝えるメールの型を作る」
文面の型だけなら、実際の社名や金額は不要です。完成後、社内の文書やメールソフトで正しい情報を戻します。対応表を作る場合も、承認された社内の場所で管理してください。名前だけ変えて、特徴的な案件や数値を残す方法では十分でない場合があります。
内容を伝えず、文章の型だけを作る例
資料の情報を外部へ出せない場合は、内容を渡さずに一般的な構成を尋ねる方法があります。例えば「社内の進捗報告メールの見出しを考えて」「見積条件を比較するときの確認項目を挙げて」と依頼し、具体的な値は社内で追記します。ただし、社内ルールで外部AIの利用自体が認められていない場合は、この方法を抜け道にしないでください。
文章の型を作るための入力例：
取引先へ資料提出をお願いするメールの構成を作成してください。
相手や案件の情報は渡しません。
宛名、資料名、提出方法、期限は［ ］で残してください。
承認のない約束や、実在するURLを作らないでください。
この方法なら、少なくとも資料の本文を丸ごと渡す必要はありません。返ってきた文章に、それらしい会社名や条件が勝手に入っていないかは確認します。
添付ファイルと画面画像の点検
文章の一部だけを相談したいのに、ファイル全体を渡していないか見直します。表計算ファイルには別のシート、コメント、非表示の行列などがある場合があります。画面画像にも、アカウント名、通知、ブラウザーのタブ、URLの一部が写り込むことがあります。
一部分だけを新しい社内文書へ抜き出す、架空のデータで同じ構造を再現するなど、目的を満たせる小さい入力を検討してください。伏せ字を置いたから安全と決め付けず、加工後の内容そのものを読み直します。
学習設定をオフにすれば何でも入力できる？
OpenAIによると、個人向けChatGPTではデータコントロールの「Improve the model for everyone」をオフにすると、新しい会話はモデルの学習に使われません。ただし、会話は履歴に残る場合があります。
また、ChatGPT Business・Enterpriseなどの業務データは、標準ではモデル学習に使われません。それでも、学習の扱いだけで入力可否は決まりません。保存・削除の条件、社内での閲覧権限、連携先への送信、契約や社内規程を合わせて確認してください。
コピーして使える入力前チェックリスト
会社が承認したサービス・アカウントを使っている
この情報の入力が社内規程や契約で認められている
個人名、連絡先、認証情報など不要な情報を取り除いた
ファイルや画像の隅、コメント、別シートも確認した
ダミー化後も、組み合わせから相手や案件を特定できないか見直した
学習設定、保存条件、共有先・連携先を確認した
不明な点は入力前に管理者へ確認した
誤って入力したときに整理すること
誤入力に気づいたら、その会話へ情報を追加するのを止め、会社の報告先へ連絡します。慌てて別のチャットや外部メールへ同じ機密情報を貼り直すと、共有範囲を広げてしまいます。報告は承認された方法で行い、必要な記録の残し方を担当者へ確認してください。
報告時に整理したい項目：
- 送信した時刻
- 利用したサービスとアカウントの種類
- 情報の種類とおおよその範囲
- ファイル、画像、本文のどの形で送ったか
- 会話共有や外部連携を使ったか
- 現時点で行った操作
削除すれば問題がすべて解決すると自己判断しないことが大切です。認証情報が含まれた場合は、無効化や再発行などの対応が必要か、管理担当者へ速やかに確認します。記録を消してよいかも、会社の対応手順に従ってください。
よくある疑問
名前をAさんに置き換えれば入力できますか
名前以外の情報から相手が推測できる場合があります。部署、特殊な案件、金額、日付などの組み合わせも見直してください。置き換えは情報を減らす工夫であり、入力の許可を自動的に得る方法ではありません。
AIに個人情報を消してもらってから使えますか
外部AIへ送った後に削除を依頼しても、元の内容を一度送信したことは変わりません。入力前の加工は、会社が認めた環境で行います。承認された社内システムで処理する場合も、そのシステムが情報をどこへ送るか確認してください。
学習に使われない法人環境なら確認は不要ですか
確認は必要です。学習の扱いのほか、契約、利用者権限、共有先、保存条件などが判断に関わります。環境の名称だけで安全性を一括して判断せず、自分の会社で認められた用途と情報の範囲に従いましょう。
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